Cara Membuat Mail Merge di MS Word 2010 dan Fungsi Mail Merge

Mail Merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft Office Word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Contoh Mail Merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Nah inilah salah satu fungsi Mail Merge. Mail Merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label dan amplop. 

Meskipun pengertian Mail Merge telah disebutkan seperti diatas, namun sebenarnya fungsi Mail Merge tidak sebatas hanya untuk membuat surat undangan dan amplop namun bisa juga untuk membuat dokumen lain seperti laporan keuangan yang bentuknya sama tiap bulan, hanya saja jumlah uang yang dilaporkan berbeda. Dengan Mail Merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat Anda selesaikan secara cepat, mudah dan tepat.Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Setelah kita mengerti pengertian, fungsi dan contoh Mail Merge. Berikut akan dijelaskan langkah-langkah bagaimana cara membuat Mail Merge. Caranya sangat mudah, anda tinggal ikuti saja langkah-langkah cara membuat Mail Merge beserta gambar dibawah ini:

1. Buka Microsoft Word. Untuk bahan praktek, silahkan buat sebuah identitas singkat mahasiswa yang berisi NIM, nama, tingkat dan jurusan penerima.

2. Klik Mailings pada menu Tab.

3. Pilih menu Start Mail Merge,  kemudian pilih Step by Step Mail Merge Wizarrd. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini:

4. Kemudian di sebelah kanan akan muncul sub menu Mail Merge. Untuk memilih tipe dokumen pada bagian Select document type, pilih Letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat.

5. Klik Next: Starting document pada bagian Step 1 of 6 yang ada di pojonk kanan bawah. 

6. Klik Next: Select recipients pada bagian Step 2 of 6. Recipients adalah data yang akan kita masukkan ke dokumen yaitu surat undangan.

7. Pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat. Namun pilihlah Type a new list jika Anda ingin membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. 

8. Klik create, maka akan muncul kotak dialog New Address List. Jika pengaturannya sudah sesuai maka Anda bisa langsung memasukan data yang diinginkan pada kolom yang telah tersedia.

9. Namun, jika pengaturanya tidak sesuai dengan yang diinginkan Anda bisa mengubahnya dengan cara klik  Customize Columns. Maka akan muncul sub menu Customize Address List seperti dibawah ini:

10. Jika Anda ingin menanbahkan Field Names sesuai dengan yang diinginkan Anda cukup klik Add, kemudian akan muncul kotak dialog Add Field. Maka Anda tinggal mengetikan nama yang diinginkan.

11. Begitu juga jika Anda ingin menghilangkan Field Names yang tidak diinginkan Anda dapat mengapusnya dengan cara klik Field Names yang ingin dihapus, kemudian klik Delete. Begitu pun jika ingin mengganti nama Field Names, maka klik Rename. Untuk mengakhirinya klik OK. Misalnya dengan pengaturan seperti ini:

12. Setelah itu Anda dapat memasukan data-data sesuai dengan Field Names yang telah ditentukan tadi. Jika ingin menambahkan kolom baru, maka klik New Entry. Maka kolom pun akan bertambah sesuai dengan keinginan. Jika sudah selesai klik OK.

13. Secara otomatis akan muncul menu Save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di My Documents. Beri nama file data tersebut, misalnya Tutorial Mail Merge. Setelah itu akan muncul menu Mail Merge Recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.

14. Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit.

15. Jika sudah kembali berada pada lembar kerja Microsoft Office Word, pilihlah menu Insert Merge Field yaitu data-data dalam data source yang akan kita sisipkan ke dokumen. Caranya dengan letakkan kursor pada daerah yang ingin di sisipkan field kemudian klik Insert Merge Field dan pilih field yang sesuai.

16. Untuk menampilkan hasilnya klik Preview Results.

17. Maka hasil akhirnya pun seperti ini:

Semoga artikel ini dapat bermanfa'at bagi siapa saja yang membacanya. Terima kasih atas kesediaan Anda untuk mengunjungi blog saya. Baca juga artikel lainnya ya ........ Jangan lupa tinggalkan komentar Anda guna semakin baiknya postingan saya berikutnya.